MEDICAL OFFICE - Anwenderforum

Hallo,

ich brauche auch immer die Jahreseinnahmen. Wir machen regelmäßig eine Abrechnung, aber nicht immer ganz exakt zum Jahreswechsel. Mein Workaaround 1x im Jahr ist Kassenabschluss -> Statistik -> Export Excel, die einzelnen Exporte in 1 Excel Tabelle einfügen, überflüssiges was nicht zum Jahr gehört Löschen, Jahressumme berechen. Die offiziellen Abschlüsse als Doku dass meine Rechnung korrekt ist kann ich ja zeigen.

Vielleicht gibt es was besseres und ich habe es nicht gefunden....

LG C.Schnell

Hallo,
es muss hier unterschieden werden zwischen Kassenabschluss (Kasse ausgezählt, Zählbetrag wird abgeglichen mit den Einnahmen/Ausgaben bzw. Kassenbestand laut Computer und ggf. durch eine entsprechende Einnahmen- bzw. Ausgaben-Buchung der Realität angeglichen) und der Statistik, in der man sich nachträglich alle Abschlüsse anzeigen lassen kann, und das auch je nach Zeitraum.
Im Alltag ist bei Verwendung des Abrechnungsmoduls folgendermaßen zu verfahren:

Rechtlich liegt hier eine sogenannte "Offene Ladenkasse" vor, ähnlich wie man sie z.B. auf einem Jahrmarkt, einem Wochenmarkt o.ä. antreffen würde. Es müssen alle Ein- und Auszahlvorgänge dokumentiert werden, klassisch in einem Kassenbuch, dieses kann aber auch elektronisch geführt werden, solange es nicht möglich ist, einzelne Einträge zu löschen ohne dabei Spuren zu hinterlassen (das ist z.B. über das Abrechnungsmodul von MO zu erfüllen, wenn Sie wirklich alle Einnahmen und Ausgaben bezüglich dieser Kasse dort dokumentieren). Die KassenSichV kommt nicht zur Anwendung, da es sich nicht um ein elektronisches Registrierkassensystem handelt.
Bei Offenen Ladenkassen muss jeden Tag ein Kassenbericht erstellt werden, d.h. eine Person ist damit zu beauftragen, an jedem Abend das physisch vorhandene Bargeld in der Kasse zu zählen und den gezählten Betrag zu notieren. Eventuelle Entnahmen aus der Kasse müssen auch aufgeschrieben werden. Aus dem hieraus ermittelten Saldo (gezählte Bargeldsumme + Ausgaben im Tagesverlauf) und dem Saldo des Vortages wird eine Differenz gebildet. Diese entspricht den Tageseinnahmen.
Die Kassenberichte sind in "regelmäßigen Abständen" mit dem geführten Kassenbuch auf Diskrepanzen abzugleichen. Wie regelmäßig diese Abstände sein müssen ist m.E. nicht präzise festgelegt, hängt aber wohl von den Geldsummen ab, um die es geht. Bei niedrigen Tagesumsätzen reicht es, seltener abzugleichen (z.B. wöchentlich oder monatlich). Zum Abgleichzeitpunkt muss in MO ein Kassenabschluss erstellt werden, der dann alle Kassenumsätze seit dem letzten Abschluss auflistet. Diesen Abschluss sollte man sich auch ausdrucken und für eventuelle Prüfungen verwahren.
Braucht man später aus irgendwelchen Gründen noch einmal erneut die Ausdrucke der Abschlüsse eines bestimmten Zeitraums (z.B. aus dem Jahr 2023), so kann man dann im Abrechnungsmodul "Statistik" für die Barkasse auswählen und nach dem entsprechenden Zeitraum filtern. Es werden dann alle Abschlüsse, die in diesen Zeitraum fallen, aufgelistet und können z.B. erneut gedruckt oder in eine CSV-Datei exportiert werden.

Falls Sie es bisher versäumt haben, regelmäßig Kassenabschlüsse zu erstellen, haben Sie sich eigentlich schon schuldig gemacht, da Sie Ihrer Prüfpflicht beim Führen einer Offenen Ladenkasse (Abgleich Tageskassenbericht und Kassenbuch) nicht nachgekommen sind. Sie können dann jetzt nichts anderes tun, als einen Kassenabschluss zum heutigen Tag zu erstellen, der dann aber alle Umsätze seit dem letzten Abschluss (oder alle jemals getätigten Umsätze, falls noch nie ein Abschluss gemacht wurde) enthalten wird. Ich würde empfehlen, das dann ggf. in eine CSV-Datei zu exportieren und in Excel weiterzubearbeiten, um die außerhalb des Jahres 2023 liegenden Umsätze zu löschen. Sie können damit gegenüber dem Finanzamt aber natürlich keine lückenlose Kassenbuchführung mehr nachweisen.

@C.Schnell: aus meinem oben geschriebenen geht implizit hervor, dass man zum Jahreswechsel auf jeden Fall einen Abschluss machen sollte, da man definitiv den letzten Tageskassenbericht des Jahres mit dem Kassenbuch abgleichen sollte, um entsprechende Unstimmigkeiten noch im laufenden Buchungsjahr durch passend datierte Korrekturbuchungen auflösen zu können!

VG Julian Hartig

Zitat von »Hus Brogarden«

Ja ich weiß, das Teil ist nicht mehr up to date

Nein, darum geht es nicht. Das Konzept Offene Ladenkasse ist aus meiner Sicht für die meisten Arztpraxen sehr gut geeignet, es sei denn, man hätte sehr viele hoch bewertete Privatleistungen, die die PatientInnen alle bar zahlen, aber das dürfte wohl nicht die Regel sein. Man muss das dann aber rechtskonform umsetzen (und diese Regelungen gelten im Übrigen nicht erst seit der KassenSichV, die davon ja völlig unabhängig ist, sondern eigentlich "immer schon").
Ich wollte hier - nicht nur für Sie, sondern auch für potentielle weitere Nutzer, die auf diese Art und Weise ihre Kasse führen - die nach meinem Kenntnisstand zu beachtenden Regeln zusammenfassen, damit man hinterher beim Finanzamt keine Probleme bekommt. Ich kann hier aber natürlich keinen Anspruch auf Vollständigkeit und/oder Korrektheit erheben, da ich (zum Glück...) kein Steuerberater oder Finanzbeamter bin.

VG Julian Hartig

Zitat von »Hus Brogarden«

Wie exportiere ich in eine CSV Datei, bei mir wird nur Drucken angegeben?

Kassenabschluss -> im Popup Typ "Statistik" wählen und nicht "Abschluss" -> oben links erscheint Button Excel

Der Button hat zwar das Excel-Symbol, ist aber mit "Exportieren" beschriftet .