MEDICAL OFFICE - Anwenderforum

Hallo,
ich glaube, dass das nicht möglich ist, lasse mich aber gern eines besseren belehren...

VG Julian Hartig

Hallo,

wenn im Datenpflegesystem bei System - Einstellungen - Allgemein die Option "Rechnungslegung nach Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD)" NICHT gesetzt ist...

können Sie die Rechnung im Abrechnungsarchiv per Kontextmenü rechte Maustaste freigeben:

Damit wird der Bezahlt-Status wieder zurückgesetzt und die Rechnung ist wieder gedruckt, aber nicht bezahlt.

Wenn die genannte Option im DPS gesetzt ist, können Sie nur eine Stornorechnung erzeugen. Dann ist das Freigeben nicht möglich.

Hallo Herr Wingenbach,

Zitat von »G.Wingenbach«

Wenn die genannte Option im DPS gesetzt ist, können Sie nur eine Stornorechnung erzeugen. Dann ist das Freigeben nicht möglich.

hier erschließt sich mir die buchhalterische Logik allerdings nicht so ganz. Ich drösele den Fall mal auf:

• es wird eine Rechnung erstellt über einen Betrag von 50,- €, von Forderungen an Erlöse werden 50,- € gebucht
  
• die Rechnung wird (fälschlicherweise) als bezahlt markiert - von Bank an Forderungen werden 50,- € gebucht, das Forderungskonto ist somit ausgeglichen, Erlöse steht 50,- € im Haben und Bank 50,- € im Soll (wobei beim Abgleich mit dem Kontoauszug auffallen wird, dass es eine Differenz von 50,- € zwischen realem Kontostand und Kontostand in der Buchhaltung gibt)
  
• es wird eine Stornorechnung erzeugt über einen Betrag von 50,- €, von Erlöse an Forderungen werden 50,- € gebucht; Erlöse ist jetzt ausgeglichen, Forderungen steht 50,- € im Haben
  
• es wird eine neue Rechnung über 50,- € erzeugt, von Forderungen an Erlöse werden 50,- € gebucht; Erlöse ist jetzt wieder 50,- € im Haben, Forderungen ist ausgeglichen, die Bank weiterhin 50,- € im Soll (und es besteht weiterhin eine Abweichung vom "realen" Kontostand)
  
• der Kunde tätigt nun die Zahlung tatsächlich, sie wird in MO eingebucht - von Bank an Forderungen werden 50,- € gebucht, damit steht Forderungen jetzt 50,- € im Haben (obwohl die offene Rechnung bezahlt wurde), das Bankkonto steht weiterhin 50,- € im Soll (da über die mittlerweile tatsächlich erfolgte Zahlung 50,- € auf die Haben-Seite gebucht wurden)
  
• es müsste nun noch eine manuelle Korrekturbuchung Forderungen an Bank in Höhe von 50,- € erfolgen, Forderungen hätte dann einen ausgeglichenen Kontostand und Bank entspräche wieder dem realen Bankkonto
  

Natürlich ist mir bewusst, dass MO kein Buchhaltungsprogramm ist, aber zumindest kann man damit ja Buchungssätze zur Übergabe an die Finanzbuchhaltung erzeugen, die vermutlich (nicht getestet) etwa dem oben angegebenen Schema entsprechen sollten. Ich denke, die wesentliche Auslegung für die GoBD in Bezug auf MO ist, dass eine Rechnungsnummer nicht doppelt vergeben werden darf und eine einmal in Finalfassung erstellte Rechnung nach ihrer Erstellung nicht mehr verändert werden darf. Hier wäre dann korrekterweise die Ausfertigung einer Stornorechnung / Gutschrift für den Rechnungsempfänger erforderlich und die Ausstellung einer korrigierten Rechnung mit neuer Rechnungsnummer. In dieser Fallkonstellation wären auch die erzeugten Buchungssätze korrekt.
Das "Als bezahlt" markieren ist, jedenfalls wenn kein entsprechender Buchungssatz erzeugt wird, aber eigentlich kein Vorgang, der aus meiner Sicht nach GoBD zu bewerten wäre. Er dient innerhalb von MO nur der Übersicht, für welche Rechnungen ggf. Mahnungen erzeugt werden müssen und für welche nicht, während der Offene Posten als solcher ja in der separaten Finanzbuchhaltungssoftware geführt wird.
Selbst wenn MO über die FiBu-Schnittstelle einen passenden Buchungssatz erzeugen würde, müsste aus meiner Sicht der Vorgang des "Als bezahlt"-markierens umkehrbar sein. Um den Prinzipien der GoBD zu genügen, müsste MO dann einen weiteren Buchungssatz z.B. Forderungen an Bank in Höhe der Rechnungssumme mit der Notiz "Korrektur Fehleingabe" o.ä. erzeugen, dann wäre das ganze wieder lückenlos nachzuvollziehen.
Der beschriebene Weg der Erzeugung einer Stornorechnung erzeugt dagegen unter Würdigung der GoBD innnerhalb von MO ein inkorrektes Bild - es wird eine Rechnung erzeugt, diese fiktiv bezahlt, dann storniert (also eine Gutschrift erstellt) und anschließend eine neue Rechnung erzeugt - konsequenterweise müsste ich dem Rechnungsempfänger dann das Geld für die erste Rechnung wiedergeben (was dieser in Wirklichkeit gar nicht bezahlt hat) bzw. dies mit der zweiten offenen Rechnung verrechnen, womit diese dann auch ausgeglichen wäre. Denn ich habe keine Möglichkeit, MO zu sagen, dass die fälschlicherweise als bezahlt markierte Rechnung eben doch gar nicht bezahlt worden ist.

Mein Fazit:

• meine persönliche Meinung: da (vermutlich) keine FiBu-Buchungssätze beim "Als bezahlt"-markieren erzeugt werden, sind die GoBD hier eher nicht anzuwenden und MO könnte auch bei GoBD-konformer Nutzung erlauben, die Rechnung wieder als "Offen" zu markieren
  
• falls Buchungssätze erzeugt werden, so wäre trotzdem anzubieten, eine Rechnung wieder als "Offen" zu markieren. Um den GoBD zu genügen, müsste dieser Vorgang geloggt werden, damit er lückenlos nachvollziehbar ist, und es müsste ein Korrekturbuchungssatz mit einer entsprechenden Bemerkung erzeugt werden
  
• das aktuell empfohlene Vorgehen ist nach GoBD aus meiner Sicht jedenfalls inkorrekt, weil es nämlich zu einem hinterher nicht mehr aus sich heraus nachvollziehbaren Ablauf führt - ich müsste mir irgendwo separat notieren, dass Kunde A seine Rechnung gar nicht wirklich bezahlt hatte und ich deshalb die Stornorechnung und die neue Rechnung erzeugen musste, nur um in MO wieder einen Offenen Posten zu haben - sonst würde das Finanzamt möglicherweise irgendwann fragen, wieso wir eigentlich dem Kunden A den Gutschriftbetrag für die stornierte Rechnung schuldig geblieben sind bzw. wir auf dem Ertragskonto 50,- € unterschlagen haben
  

Ich hoffe, das war verständlich

VG Julian Hartig

Hallo,

ganz so unbedeutend ist das nicht. In den Einstellungen für die FiBu gibt es auch die Wahl zur Übergabe zwischen nur gedruckten oder erst bezahlten Rechnungen:

Wird eine Rechnung auf bezahlt gesetzt, wird sie übergeben. Wurde sie nur versehentlich auf bezahlt gesetzt, dann kann sie natürlich nicht mehr zurückgeholt werden. Dann ist Storno der einzige mögliche und richtige Weg.

Ich befürchte Herr Wingenbach hat recht und wir die Arbeit. Sowie eine Rechnung gedruckt ist, setzt die Steuerpolizei voraus, dass Geld kommt. Kommt es nicht, egal aus welchem Grunde, muss storniert werden. Das wollen die auch so sehen. Hatte ich schon. Grundsätzlich wird uns Ärzten unterstellt*, dass wir versuchen Geld am Staat vorbeizuschummeln. Daher hat mein Steuerbüro auch immer die Storni mit Begründung verlangt. Ob da nur ein Versehen im Spiel ist, oder ein Kunde nicht bezahlt. Immer sauberes Storno. Die Rechnungsnummer existiert und die Nichtbuchung auf dem Konto muss man erklären können, dafür das Storno.

*
Dazu eine tolle Anekdote.
In den 90er Jahren, sollte ich zum örtlichen Finanzamt kommen, man hätte ein paar Fragen. Es war Sommer und ich bin in bunten Shorts und Hawaiihemd dahin. Mitbringen sollte ich nichts. Die wollten wissen, was ich so an Aktien verdiene. Ich hatte grad am neuen Markt verloren - also nix. Ob ich denn sicher sei? Jo, bin mir sicher. Und wie sei es denn mit Auslandsaktien z.B. USA? Jo, hatte einen Pioneerfond ca. 20000 Euro, der wurde reinvestiert und war steuerfrei. Ob das jetzt wirklich alles wäre? Jo.
Dann öffnet sich eine Tür, 1 Kripomann und zwei mit Maschinengewehren bewaffnete Beamte betreten die Bühne und legen mir ein Papier vor. 2.000.000 USA $ an Zinseinnahmen Pioneer in einem Jahr auf meinem Konto mit meinem Namen. Wenn das nicht Mafia Niveau hat. Wo das Geld sei? Ich: Wenn ihr mir sagt, wo ich die Papiere habe, dann könnt Ihr die Zinsen behalten.
Was war passiert? Pioneer USA hat falsche Daten an die deutschen Behörden geliefert. Das ging nicht nur mir so. Das wussten auch die bewaffneten Beamten. Aber man wollte mal sehen, ob der Doc, unter Schock noch was anderes versteckt hat.
Also immer schön sauber STORNO

bro

Zitat von »G.Wingenbach«

ganz so unbedeutend ist das nicht. In den Einstellungen für die FiBu gibt es auch die Wahl zur Übergabe zwischen nur gedruckten oder erst bezahlten Rechnungen:
Wird eine Rechnung auf bezahlt gesetzt, wird sie übergeben. Wurde sie nur versehentlich auf bezahlt gesetzt, dann kann sie natürlich nicht mehr zurückgeholt werden. Dann ist Storno der einzige mögliche und richtige Weg.

Hm. Was die effektive buchhalterische Seite in der FiBu angeht haben Sie mit Ihrer Argumentation grundsätzlich Recht - in beiden Konstellation entsteht an der primären Fibu kein Schaden, da die Bezahlung als solche nicht von MO an die Fibu übertragen wird, die würde ich ja immer direkt dort buchen.
Was die Repräsentation innerhalb von MO angeht habe ich wie gesagt mit der momentanen Situation Schwierigkeiten, da nach meinem Verständnis die falsche Bezahlt-Markierung einer Einnahme entspricht, die dann in MO "einfach so" stehen bleibt, obwohl sie eigentlich gar nicht da war.
Wenn man also das GoBD-Thema nur auf die primäre Finanzbuchhaltung bezieht, dann kann alles so bleiben, wie es jetzt ist, da es zwar nicht in jeder Situation 100%ig elegant ist, aber auf jeden Fall korrekte und schlüssige Buchungssätze in der primären FiBu resultieren.
Wenn man aber fordern würde, dass auch innerhalb von MO selbst eine Schlüssigkeit und Nachvollziehbarkeit der Buchungsaktionen gewährleistet sein sollte, dann, denke ich, kann es nicht so bleiben, weil ich dann schon einen Weg brauche, um die falsche Bezahlt-Markierung zu korrigieren und die daraus resultierende Einnahme rückgängig zu machen. Dies wäre aus meiner Sicht über das Anbieten der Freigabe-Option mit Hinterlegung eines entsprechenden Kommentars im Log GoBD-konform möglich, wobei für den Fall einer Übergabe bezahlter Rechnungen an die FiBu dann auch ein entsprechender Korrekturbuchungssatz für die FiBu erzeugt werden müsste.

Interessehalber gefragt - welchen Sinn macht denn aus Ihrer Sicht eigentlich diese Funktion, dass nur bezahlte Rechnungen an die FiBu übergeben werden? Jeder größere Nutzer muss doch ohnehin bilanzieren und braucht damit die Rechnung ab ihrer Erstellung in den Verbindlichkeiten, kleineren Nutzern reicht doch eigentlich die Verarbeitung des Kontoauszugs, auf dem die Zahlungen enthalten sind, damit würden schon die notwendigen Buchungen Bankkonto nach Erlös erzeugt, wenn MO in dieser Situation noch einen zusätzlichen Buchungssatz erzeugt hätte man ja hinterher alles doppelt, da würde ich also erwarten, dass die nicht-bilanzierenden Nutzer von den Fähigkeiten der Buchhaltungsübergabe eher gar keinen Gebrauch machen.

VG Julian Hartig

Man könnte sie sicherlich auch gebucht lassen und warten bis sie wirklich beglichen ist. Dann stimmt ja alles wieder. Muss sich dann halt ein Zettel schreiben…Storno dann aber wirklich, wenn trotzdem kein Geld eingeht.