MEDICAL OFFICE - Anwenderforum

Nach GOÄ besteht eigentlich eine Verpflichtung, für ärztliche Atteste eine ordentliche Rechnung zu legen. Wir machen das deshalb auch konsequent so und haben dafür extra eine Automatisierung im Dokuassistenten, über die das mit wenigen Klicks gelingt (automatisierte Fallanlage IGeL-Fall, Angebot GOP 70 zur Abrechnung, Diagnose Z02, nach Bestätigung wird dann direkt das Druckfenster für die Rechnung angezeigt).
Die Buchung der Zahlung richtet sich dann nach dem Modus (bei uns typischerweise EC-Kartenzahlung oder Überweisung). Bei EC-Kartenzahlung buchen unsere Damen an der Anmeldung das direkt in MO ein und es wird dann automatisch die passende Quittung ausgedruckt, bei Überweisung bedarf es ja keiner papiergebundenen Quittung, da die Zahlung aus dem Kontoauszug hervorgeht.

Zur Verarbeitung beim Steuerberater gibt es dann je nach Anforderung verschiedene Möglichkeiten. Buchhalterisch am ordentlichsten wäre es, die eigentlichen Rechnungen zu buchen (aus der Abrechnung / Rechnungsarchiv kann eine CSV-Liste der Rechnungen exportiert werden, die der Steuerberater dann einfach importieren kann). Es können dann die ebenfalls als CSV-Liste exportierbaren Statistiken des (Bar-)Kassenbuchs und der EC-Zahlungen (in der Abrechnung als Lastschriftzahlungen betitelt) exportiert werden. Je nach EC-Dienstleister (bei uns SumUp) kriegt man von dort aber "bessere" Listen, die dann auch die konkreten Auszahlungstermine enthalten, was für uns als üblicherweise Einnahmenüberschussrechner relevanter ist als das Zahlungsdatum.

Wen es buchhalterisch interessiert: bei Kartenzahlung ist ein korrekter Buchungsweg (Konten aus SKR 03):


In unserer Fibu ist das so automatisiert, dass wir nur die jeweiligen CSV-Exporte aus Medical Office, von SumUp und der Apobank einspielen müssen, dass die korrekten Buchungssätze automatisch erzeugt werden und zu jedem Zeitpunkt ein sauberes Tracking der Finanzsituation der Praxis möglich ist.

VG Julian Hartig

wir nutzen das Kassenbuch von MO, das es ja schon ewig gibt, aber gar nicht geben dürfte.
Ich drucke keine Rechnung und der Finanzamtprüfer hat das alles höchst wichtig als gültig abgesegnet. Alles Bar. Auch nicht koscher, auch abgesegnet.

Zitat von »Josmed«

dass alle Belege mit einer fortlaufenden Nummer zu versehen seien

deshalb gibt es auch bei uns für alles eine GOÄ-Rechnung - entweder zum überweisen oder bei "kleinbeträgen" zum sofort barzahlen (EC-Karte machen wir - u.a. wegen der IMplikationen für die Buchführung dann wohl auch TSE erforderlich / KassenSichV? - nicht)

bei Barzahlung wird dann (falls gewünscht) die Rechnung gedruckt und unten in der Druckvorschau "bezahlt" gewählt bei der dann die Möglichkeit de Auswahl "bar" besteht - dann kann mann auch gleich eine entsprechende Quittung ausdrucken - die Zahlung wir dadurch dann im MO-Kassenbuch geführt als "Barzahlung (Rechnung [Nummer])"

einmal im Monat machen wir einen "Kassenabschluss" der "MO-Kassse" der Steuerberater/die FiBu kriegt den entsprechenden "Ausdruck"
dieses Vorgehen wurde mehrfach als ausreichend bezeichnet solange wir bei einer Betriebsprüfung nie von "Kassenbuch" sprechen sondern "Nachweis über EInnahmen und Ausgaben aus unserer Barkasse"

wir nutzen ausschließlich GOÄ-Rechnungen (IGeL/Atteste, DRV, Versorgungsamt, Versicherung etc.) in MO mit fortlaufender Nummer. Wir nutzen für die GOÄ Rechnungen bei DATEV Unternehmen Online aber keine Belegzuordnung. Barkasse wurde abgeschafft.
Parralel erfolgt die Abrechnung mit einer Abrechnungsstelle (mit Sammelbuchung/Überweisung - hier wird die Verrechnungsstelle-Rechnung verknüpft) und über iZettle (ebenfalls Sammelbuchung - hier wird ebenfalls eine iZettle-Rechnung verknüpft).
Unser Steuerberater sagt, dass man bei einer Prüfung und Nachfrage dann eine Übersicht mit allen Rechnungen (Beträge, Rechnungsnummer und Name) aus MO nachreichen könnte, falls benötigt.

Zitat von »Josmed«

Wir haben täglich Schulatteste und Kita-Bescheinigungen, alle für 1-2€. Damit hätte ich dann hunderte von P-Fällen zusätzlich mit dem damit verbudenen Risiko der falschen Abrechnung EBM/GOÄ. Das passiert uns beu 2 Fällen leider immer wieder. Gibt es wirklich kein gutes Instrument in MO direkt?

(1-2€ sind natürlich seeeehr günstig)
bei uns werden die GOÄ-Fälle (s.o.) erst beim Aushändigen des Attests angelegt und gleich durch die Rechnungslegung "geschlossen"

alternativ kann man natürlich auch "einfach" nur die Barkasse nutzen und beim Buchen der Bareinnahme den "Verwendunsgzweck" angeben - dann "macht" MO ja auch eine Quittung mit fortlaufender Nummer - im Kassenbuch nachvollziehbar
s. screenshots

Zitat von »Josmed«

Wi eöffne ich das Kassenbuch? Sorry, ich frage, bevor ich suche ;-)

unter Extras->Abrechnungssystem->Rechnungswesen->Kassenabschluss
die Barkasse ist direkt unter Extras oder Umsch+F11

ist halt die Frage ob sich kleinstbeträge abrechnen vom Aufwand ggü Nutzen lohnt. - ansonsten nutze ich gerne den Dokuass - fall wird angelegt, abgerechnet, fertig. man muss nur die passende goä auswählen. für atteste nutze ich das gerne

(Dokuass legt nacheinander fall, und gebühr an und shcließt ab. AT Auftrag hat die gut einstellbaren GOÄ hinterlegt - für glatte Beträge)

Zitat von »Josmed«

Bei der Barkasse bekomme ich aber die Fehlermeldung, keine Belegnummer.

ist den eine Bargeldkasse unter System->Einstellungen angelegt ? (muss dann auch dem Arbeitsplatz zugewiesen werden)

wir nutzen den DA für unseren Weg (mit Rechnungs.o.) um das semiautomatisch zu lösen geht ja aber alles auch mit der Hand "fix" +->neuer goä-Fall->gz>att(für diebetargsauswall)->d->att(für die Daignose)->gd->für die Rechnung->bezahlt anhaken->drucken->Anzahl der Exemplare ggf. 0-2 ja

Kurzer berufspolitischer Kommentar; Atteste für 1-2€ sind kalkulatorisch nicht darstellbar und auch unfair den Kollegen gegenüber, die korrekt abrechnen. Selbst die Ziffer 70, also knapp 5€ waren 1990 viel Geld, heute ist der reine Buchungsvorgang beim Steuerberater und dass die MfA das Geld annimmt, unter 10€ kaum darstellbar. Macht keine Dumpingpreise, liebe Kollegen. Ihr habt einen Gewerbetrieb, der finanziell funktionieren muss und die MfA Löhne und sonstigen Kosten steigen immer weiter. Wenn wir selbst schon Dumpingpreise machen, lachen sich die Kassen schlapp, wenn die KBV mehr Geld will.

drum haben wir auch die Barkasse abgeschafft. Der Aufwand, Kosten - v.a. die regulatorischen Vorgaben zur Kassenführung, sind nicht mehr darstellbar. Wir machen mehrheitlich per EC-Karte iZettle und dann kommt eine Buchung pro Monat ins System (Sammelrechnung - gab noch nie Nachfragen vom Finanzamt).
Wir machen auch für PKV teilweise Rechnungen über das ganze Jahr, damit die einzelne Rechnung zumindest Volumen annehmen kann (2x 30 EUR Rechnung ist betriebswirtschaftlich sehr schlecht; Porto steigt bekanntlich auch).

Naja, bei uns machen die allermeisten der Kollegen die Schulbescheinigungen für umsonst und wir haben bei Vertretungspatienten oft Diskussionen wegen unserer 1€.

Ich habe es so geregelt, daß die €1 in die Trinkgeldkasse der Helferinnen gehen. Die kleinen Summen stören mich nicht... der Aufwand würde mich stören

Das glaube ich Ihnen. Und das ist der Kern unserer aktuell immer schlechter werdenden finanziellen Situation in den Praxen. Das Denken dieser Kollegen "ach, der arme Patient, ich bin reich, muss kein Geld verlangen, oder da muss ich mich schämen, wenn ich Geld verlange". So wurde früher Berufspolitik gemacht und Preise mit den Kassen verhandelt. Das ist absolut 70er! Da hat leider keiner mal betriebswirtschaftlich gerechnet. Und das ging nur so lange gut, wie es neben völlig unterbewerteten Ziffern auch solche gab, die das 10-fache erlöst haben, als sie korrekt kalkuliert kosten dürften. Nur diese Zeit ist vorbei. Die Kassen köpfen die überbewerteten Ziffern zunehmend und werten die andern nicht mehr auf. Das wird nicht besser, wenn Sie sich vom falschen dumping der Kollegen runterziehen lassen, sie verlangen bei 10 oder 15€ nur den Preis, den es wirklich kostet. Im Übrigen legt die Berufsordnung genau aus dem Grund dieser Diskussion klar fest, dass Atteste Geld kosten und außerhalb der eigenen Familie oder bei Kollegen sowas auch nicht kostenlos sein darf... Ich weiß, off topic.

Zitat von »pquick«

Naja, bei uns machen die allermeisten der Kollegen die Schulbescheinigungen für umsonst und wir haben bei Vertretungspatienten oft Diskussionen wegen unserer 1€.

never ending story - gab hier im Beritt viel Ärger (die einen nahmen geld die anderen nicht) - letztlich "von oben" folgendes geklärt:
1. Attest ist kostenpflichtig wie jede andere Leistung auch (wie beim Anwalt) - dies ergibt sich u.a. aus dem Wettgewerbsgesetz und der Berufsordnung
2. da die GKV dafür nicht zahlt muss es nach GOÄ abgrechnet werden und dann auch zumindest mit der 70 (welcher wir auf 5€ faktorisieren) ("Für die Bemessung ist die Amtliche Gebührenordnung (GOÄ) die Grundlage, soweit nicht andere gesetzliche Vergütungsregelungen gelten. Ärztinnen und Ärzte dürfen die Sätze nach der GOÄ nicht in unlauterer Weise unterschreiten.")

letztlich versuchen wir das immer auszureden da die Atteste überwiegend Blödsinn sind und meist z.B. nach Landesschulgesetz eine "Mitteilung durch die Erziehungsberechtigten genügt"

Zitat von »pquick«

Ich habe es so geregelt, daß die €1 in die Trinkgeldkasse der Helferinnen gehen.

hier hat unser Steuerberater die "größten" Bauchschmerzen - sinngemäß "Trinkgeld ist nur dann steuerfrei wenn freiwillig (…) zusätzlich zu dem Betrag gegeben werden, der für die Leistung zu zahlen ist und persönlicher Bezug zwischen Geber und Empfänger besteht" - um Diskussionen mit dem Prüfer zu vermeiden gibt es da ahlt ne Rechnung s.o.

Den letzten Aspekt hatte ich als "hardliner" der korrekten Buchführung irgendwie im Hirn ausgeblendet, aber lese ihn jetzt richtig. Das stimmt alles so. Wer eine Leistung gegen ein "Trinkgeld" verkauft, versteuert diese Dienstleistung ja nicht. Muss man also wirklich aufpassen, dass daraus keine Steuerhinterziehung wird ;) Alles gute Gründe, dass man nach der Berufsordnung und den Wettbewerbsregeln korrekt arbeitet (klappt bei uns in der Gegend auch gut, habe ich den Eindruck).